AI Automation untuk Bisnis: Cara Kerja, Manfaat, dan Contohnya

Perkembangan artificial intelligence atau AI tidak hanya mengubah cara orang mencari informasi. Teknologi ini juga mulai mengubah cara perusahaan menjalankan kegiatan operasional sehari-hari.

Salah satu penerapan yang semakin banyak digunakan adalah AI automation untuk bisnis.

AI automation memungkinkan perusahaan menggabungkan kecerdasan buatan dengan sistem otomatisasi untuk menangani berbagai pekerjaan yang sebelumnya harus dilakukan secara manual. Mulai dari membalas pertanyaan customer, membuat invoice, mengolah data, melakukan follow-up, hingga menyusun laporan dapat dibuat lebih cepat dan lebih terstruktur.

Tujuan utama penggunaan AI automation bukan sekadar menggantikan tenaga manusia. Justru, teknologi ini dapat membantu tim mengurangi pekerjaan repetitif sehingga mereka memiliki lebih banyak waktu untuk menangani pekerjaan yang membutuhkan komunikasi, analisis, kreativitas, dan pengambilan keputusan.

Apa Itu AI Automation untuk Bisnis?

AI automation untuk bisnis adalah penggunaan artificial intelligence yang dikombinasikan dengan sistem otomatisasi untuk menjalankan proses bisnis tertentu secara otomatis.

Pada sistem automation tradisional, proses biasanya dijalankan berdasarkan aturan yang sudah ditentukan.

Sebagai contoh, ketika sebuah transaksi berhasil dibuat, sistem otomatis mengirimkan email kepada customer. Proses tersebut sangat berguna, tetapi sistem hanya menjalankan perintah sesuai aturan.

Ketika AI ditambahkan, sistem dapat bekerja dengan lebih fleksibel.

AI dapat memahami pertanyaan dalam bahasa manusia, membaca isi dokumen, mengklasifikasikan informasi, membuat ringkasan, mengambil data tertentu, hingga membantu menentukan tindakan berikutnya berdasarkan konteks.

Karena itu, AI automation dapat digunakan untuk menghubungkan berbagai bagian operasional perusahaan seperti customer service, invoice, inventory, database, sales, dashboard, dan sistem internal.

Bagaimana Cara Kerja AI Automation?

Secara sederhana, AI automation bekerja dengan menerima informasi, memahami informasi tersebut, menentukan tindakan yang harus dilakukan, kemudian menjalankan proses selanjutnya melalui sistem yang sudah terintegrasi.

Misalnya seorang customer menghubungi bisnis melalui website dan menanyakan ketersediaan sebuah produk.

AI dapat memahami pertanyaan tersebut kemudian mencari informasi produk dari database. Setelah mendapatkan informasi, AI dapat memberikan jawaban kepada customer.

Jika customer tertarik melakukan pembelian, sistem dapat meneruskan informasi tersebut kepada sales atau memasukkannya sebagai lead ke dashboard perusahaan.

Proses tidak harus berhenti di sana.

Dalam sistem yang lebih terintegrasi, satu percakapan customer bisa menghasilkan beberapa tindakan otomatis. Misalnya membuat data customer baru, membuat quotation, memberikan notifikasi kepada sales, hingga memperbarui status transaksi.

Di sinilah AI automation menjadi jauh lebih menarik dibandingkan penggunaan chatbot biasa.

AI tidak hanya menjawab pertanyaan. AI dapat menjadi bagian dari workflow perusahaan.

Manfaat AI Automation untuk Bisnis

Salah satu manfaat terbesar AI automation adalah mengurangi pekerjaan manual yang dilakukan secara berulang.

Banyak perusahaan masih memiliki aktivitas seperti memasukkan data customer, menyalin informasi dari satu aplikasi ke aplikasi lain, membuat dokumen, menjawab pertanyaan yang sama, atau menyusun laporan secara manual.

Jika aktivitas tersebut dilakukan ratusan kali dalam satu bulan, waktu yang terbuang bisa sangat besar.

AI automation dapat membantu menjalankan sebagian pekerjaan tersebut secara otomatis.

Manfaat lainnya adalah kecepatan.

Sebuah pekerjaan yang sebelumnya harus melewati beberapa tahapan manual dapat dipersingkat karena sistem dapat saling bertukar data secara otomatis.

Sebagai contoh, transaksi yang terjadi di POS dapat langsung memperbarui stok sekaligus masuk ke laporan penjualan.

Staff tidak perlu lagi mencatat transaksi di satu sistem kemudian memindahkannya kembali ke spreadsheet untuk membuat laporan.

Automation juga membantu meningkatkan konsistensi proses.

Pekerjaan manual memiliki risiko kesalahan seperti data yang salah ketik, informasi yang terlewat, atau format dokumen yang tidak konsisten.

Dengan sistem yang sudah memiliki workflow yang jelas, proses dapat dilakukan menggunakan standar yang sama.

AI Automation untuk Customer Service

Salah satu contoh penerapan AI automation yang paling mudah ditemukan adalah customer service.

AI dapat digunakan untuk memberikan respons awal kepada customer selama 24 jam.

Customer dapat bertanya mengenai produk, layanan, harga, prosedur pembelian, atau informasi umum lainnya tanpa harus menunggu staff tersedia.

Namun AI customer service yang baik tidak hanya berfungsi sebagai chatbot.

Sistem dapat dirancang untuk mengenali kebutuhan customer.

Jika customer hanya membutuhkan informasi sederhana, AI dapat langsung memberikan jawaban.

Namun jika customer ingin membeli produk, mengajukan keluhan, atau membutuhkan bantuan khusus, percakapan dapat diteruskan kepada staff manusia.

Dengan cara seperti ini, AI dan tim customer service dapat bekerja bersama.

AI Automation untuk Invoice dan Quotation

Pembuatan invoice dan quotation merupakan aktivitas yang sering dilakukan perusahaan.

Pada banyak bisnis, proses ini masih dilakukan dengan cara memasukkan data secara manual ke spreadsheet atau template dokumen.

AI automation dapat membuat proses tersebut jauh lebih sederhana.

Sales cukup memberikan informasi seperti nama customer, produk, jumlah, harga, dan informasi tambahan.

Sistem kemudian dapat membantu menyusun quotation atau invoice menggunakan format perusahaan.

Jika sistem sudah terhubung dengan database produk atau customer, sebagian informasi bahkan dapat terisi otomatis.

Selain mempercepat pekerjaan, proses ini juga membantu menjaga konsistensi dokumen yang diberikan kepada customer.

Automation untuk Follow-Up Customer

Tidak semua customer langsung melakukan transaksi setelah mendapatkan penawaran.

Karena itu, proses follow-up menjadi bagian penting dalam penjualan.

Masalahnya, ketika jumlah customer semakin banyak, sales bisa lupa melakukan follow-up.

Sistem automation dapat membantu mencatat kapan customer terakhir dihubungi dan memberikan reminder kepada sales.

Pada workflow tertentu, sistem juga dapat membantu menyiapkan pesan follow-up berdasarkan status customer.

Misalnya customer sudah menerima quotation tetapi belum memberikan konfirmasi setelah beberapa hari.

Sistem dapat memberikan notifikasi kepada sales bahwa customer tersebut perlu dihubungi kembali.

Dengan cara ini, peluang penjualan tidak mudah terlewat.

AI Automation pada POS dan Inventory

AI automation juga dapat digunakan pada sistem penjualan dan inventory.

Ketika transaksi terjadi, stok dapat langsung berkurang secara otomatis.

Informasi transaksi kemudian dapat masuk ke laporan penjualan tanpa perlu dilakukan input ulang.

Owner juga dapat melihat data operasional melalui dashboard.

Contohnya seperti jumlah transaksi, produk paling banyak terjual, stok yang mulai menipis, hingga performa penjualan dalam periode tertentu.

Untuk bisnis dengan banyak produk atau transaksi, sistem seperti ini dapat membantu mengurangi pekerjaan administrasi yang cukup besar.

AI untuk Membantu Analisis Data

Banyak perusahaan memiliki data yang cukup banyak tetapi tidak memiliki waktu untuk menganalisis seluruh informasi tersebut.

AI dapat membantu mengubah data menjadi informasi yang lebih mudah dipahami.

Sebagai contoh, AI dapat membantu membuat ringkasan penjualan mingguan, menunjukkan produk yang mengalami peningkatan penjualan, menemukan stok yang bergerak lambat, atau memberikan gambaran tentang aktivitas operasional perusahaan.

Data tetap berasal dari sistem perusahaan, tetapi AI membantu membuatnya lebih mudah dibaca.

Dengan begitu, owner dan manajemen dapat mengambil keputusan berdasarkan informasi yang lebih jelas.

Apakah Semua Pekerjaan Harus Diotomatisasi?

Tidak.

Salah satu kesalahan dalam menerapkan automation adalah mencoba mengotomatisasi seluruh pekerjaan sekaligus.

Tidak semua proses membutuhkan AI.

Beberapa pekerjaan tetap membutuhkan komunikasi manusia, pertimbangan tertentu, negosiasi, kreativitas, atau keputusan dari manajemen.

Karena itu, implementasi automation sebaiknya dimulai dari proses yang benar-benar memiliki masalah.

Biasanya proses yang cocok untuk automation memiliki beberapa karakteristik: dilakukan berulang kali, memakan waktu, memiliki alur yang cukup jelas, dan sering membutuhkan pemindahan data dari satu tempat ke tempat lain.

Jika sebuah pekerjaan memiliki karakteristik tersebut, automation dapat memberikan dampak yang cukup besar.

Bagaimana Memulai AI Automation di Perusahaan?

Implementasi AI automation sebaiknya dimulai dari masalah bisnis, bukan dari teknologinya.

Perusahaan perlu melihat terlebih dahulu proses apa yang saat ini paling banyak menghabiskan waktu.

Misalnya customer service terlalu lama menjawab pertanyaan, sales terlalu sering membuat quotation manual, atau admin harus menggabungkan berbagai laporan setiap akhir bulan.

Setelah masalah ditemukan, barulah workflow dapat dianalisis.

Dari sini perusahaan dapat menentukan bagian mana yang bisa dilakukan secara otomatis dan bagian mana yang tetap membutuhkan manusia.

Bisnis juga tidak harus langsung membangun sistem besar.

Implementasi dapat dimulai dari satu proses kecil terlebih dahulu.

Misalnya mengotomatisasi pembuatan quotation.

Jika sistem tersebut terbukti membantu pekerjaan, automation dapat dikembangkan ke proses lainnya seperti invoice, customer service, reporting, atau inventory.

Pendekatan bertahap membuat implementasi teknologi lebih mudah dikontrol sekaligus mengurangi risiko investasi yang tidak diperlukan.

AI Automation Harus Mengikuti Workflow Bisnis

Setiap perusahaan memiliki proses kerja yang berbeda.

Karena itu, solusi automation yang berhasil di satu bisnis belum tentu bisa diterapkan secara langsung di perusahaan lainnya.

Software sebaiknya menyesuaikan workflow perusahaan, bukan memaksa perusahaan mengubah seluruh proses hanya karena keterbatasan software.

INFINIA membantu bisnis menganalisis proses kerja, menemukan bottleneck, dan menentukan bagian yang dapat dibantu menggunakan AI maupun automation.

Implementasinya dapat berupa AI customer service, invoice automation, POS dan inventory, integrasi database, dashboard operasional, workflow approval, hingga custom business system.

Jika saat ini bisnis Anda masih memiliki banyak aktivitas manual dan berulang, Anda dapat melihat solusi AI automation untuk bisnis dari INFINIA untuk mengetahui bagaimana AI dan automation dapat diterapkan berdasarkan kebutuhan operasional perusahaan.

Kesimpulan

AI automation untuk bisnis memberikan peluang bagi perusahaan untuk menjalankan operasional dengan lebih cepat, terstruktur, dan efisien.

Teknologi ini dapat membantu berbagai aktivitas seperti customer service, pembuatan invoice dan quotation, follow-up customer, inventory, pengolahan data, hingga reporting.

Namun AI automation bukan tentang mengotomatisasi semua pekerjaan.

Tujuan utamanya adalah menemukan pekerjaan yang tidak efisien kemudian menggunakan teknologi untuk menyederhanakan proses tersebut.

Dengan implementasi yang tepat, AI dapat bekerja berdampingan dengan manusia. Sistem menangani pekerjaan repetitif sementara tim perusahaan dapat fokus pada customer, strategi, penjualan, dan pengembangan bisnis.

Itulah alasan mengapa AI automation mulai menjadi bagian penting dari transformasi digital berbagai bisnis.